Como Funciona a Atribuição de Conversas no BotConversa

A atribuição de conversas em plataformas de atendimento é um aspecto crucial para o gerenciamento eficiente do relacionamento com os clientes. No BotConversa, isso se torna ainda mais fácil e intuitivo, permitindo que as empresas se conectem com seus clientes de maneira ágil e organizada. Neste artigo, vamos explorar como funciona a atribuição de conversas no BotConversa, suas principais funcionalidades e oferecer algumas dicas valiosas para otimizar o uso dessa ferramenta.

O Que é a Atribuição de Conversas?

A atribuição de conversas refere-se ao processo através do qual uma conversa específica é designada a um determinado atendente ou colaborador dentro da plataforma de atendimento. Isso permite que as empresas tenham controle sobre quem está atendendo a cada cliente e garante que as interações sejam tratadas com a devida atenção.

No BotConversa, esse processo é dividido em três categorias principais:

1. Todos os Chats: Aqui, você verá todas as conversas em ordem cronológica, desde as mais recentes até as mais antigas.
2. Meus Chats: Nesta seção, aparecem apenas as conversas atribuídas a você, garantindo que você consiga focar no que realmente precisa ser atendido.
3. Chats Não Atribuídos: Esta lista contém todas as conversas que ainda não foram designadas a um atendente específico.

A separação dessas conversas permite uma organização inovadora, facilitando a eficiência no atendimento ao cliente.

Como Funciona a Atribuição no BotConversa?

Passo a Passo para Atribuir Conversas

1. Visualizando Chats: Ao acessar o BotConversa, você terá acesso a três categorias de conversas. Ao clicar em "Todos os Chats," você verá todas as interações, tanto atribuídas quanto não atribuídas.

2. Atribuindo uma Conversa: Ao clicar em uma conversa específica, um cartão do usuário aparecerá ao lado, mostrando as informações relevantes do cliente. Para atribuir essa conversa, você deve clicar na opção "Atribuir a mim." Uma vez feito isso, a conversa mudará para "Meu Chat."

3. Atribuindo para Outros: Se você é um colaborador que deseja atribuir uma conversa a um colega, pode fazer isso facilmente selecionando a pessoa da lista de membros da empresa.

Manual de Apresentação de Chats

• Chats Atribuídos:

  • Você pode ver as conversas que foram designadas diretamente a você.
  • Isso permite que cada atendente tenha controle sobre suas responsabilidades.
• Assignação de Permissões: Quando você convida novos membros para sua equipe, é possível definir o nível de permissão deles. Isso significa que você pode escolher se um atendente terá acesso a todas as conversas ou apenas àquelas que lhe foram atribuídas.

Dicas Para Maximizar o Uso do BotConversa

1. Organização é a Chave

Manter suas conversas organizadas é essencial. Utilize a funcionalidade de "Meus Chats" para monitorar apenas as conversas que você precisa gerenciar e não se perca em um mar de interações.

2. Aproveite as Permissões

Ao convidar colegas para sua equipe, defina claramente quais permissões eles terão. Isso garante que cada membro da equipe tenha acesso apenas às informações necessárias, aumentando a segurança e o foco no atendimento.

3. Interaja Proativamente

Assim que você receber uma nova conversa atribuída, não hesite em interagir com o cliente rapidamente. Uma resposta inicial mostra ao cliente que você se importa e está disponível, aumentando a satisfação do consumidor.

4. Use o Sistema de Conclusão com Sabedoria

Marcar uma conversa como concluída é tão importante quanto atribuí-la. Certifique-se de que um atendimento foi finalizado de forma satisfatória antes de desvincular a conversa. Isso mantém os registros organizados e garante um serviço eficiente.

5. Realize Treinamentos Frequentes

Um sistema de atendimento só é tão bom quanto os colaboradores que o utilizam. Realize treinamentos periódicos para sua equipe sobre como usar o BotConversa de maneira eficaz para maximizar o potencial da ferramenta.

FAQ – Perguntas Frequentes

1. Como posso atribuir uma conversa a mim mesmo no BotConversa?

No BotConversa, atribuir uma conversa a você mesmo é um processo simples e rápido. Primeiro, acesse a seção "Todos os Chats" para visualizar todas as interações disponíveis. Ao encontrar a conversa que deseja atender, clique nela para abrir o cartão de usuário no lado direito. Se a conversa ainda não estiver atribuída, você verá a opção "Atribuir a mim." Clique nessa opção e a conversa mudará para "Meus Chats." Isso significa que agora você é responsável por essa interação, e as mensagens que você enviar vão imediatamente pausar qualquer automação para garantir que o cliente receba sua atenção total. Esse método não só facilita seu trabalho, mas também melhora a experiência do cliente, pois eles sabem que estão lidando com uma pessoa dedicada a resolver suas necessidades.

2. O que acontece se eu enviar uma mensagem em uma conversa não atribuída?

Quando você envia uma mensagem em uma conversa que não está atribuída a você, o BotConversa não fará a atribuição automática a você. Isso é feito para garantir que cada interação seja gerenciada pelo atendente responsável, evitando confusões ou troca de atendentes durante uma conversa. Se a conversa já tem um atendente designado, a automação continuará até que esse atendente interaja pela primeira vez. Somente após a interação do atendente é que a conversa será atribuída a ele, permitindo que se mantenha o fluxo de atendimento sem interrupções. Esse sistema contribui para um atendimento mais eficiente e organizado, proporcionando uma experiência mais tranquila tanto para os colaboradores quanto para os clientes.

3. Como posso visualizar chats não atribuídos?

Visualizar chats não atribuídos no BotConversa é muito fácil e pode ser feito em poucos cliques. Ao entrar no sistema, basta clicar na aba "Chats Não Atribuídos". Nessa seção, você encontrará uma lista completa de todas as conversas que ainda não têm um atendente designado. Isso é essencial para garantir que nenhuma interação importante fique sem ser atendida. Você poderá ver se essas conversas estão marcadas como abertas ou concluídas, ajudando na priorização do seu trabalho. Se você deseja pegar um chat não atribuído, pode clicar nele, analisar as informações do usuário e, em seguida, atribuir a si mesmo para atendimento. Dessa forma, você garante que todos os clientes recebam a atenção que merecem.

4. O que acontece quando um atendente finaliza um atendimento no BotConversa?

Finalizar um atendimento no BotConversa é um processo que precisa ser feito com cuidado, pois impacta diretamente na continuidade do serviço prestado. Depois que um atendente conclui um atendimento, ele deve clicar na opção "Marcar como Concluído." Isso informa ao sistema que a conversa foi resolvida. Importante ressaltar que, ao marcar a conversa como concluída, a automação do robô será reativada automaticamente. Isso significa que, se o cliente voltar a entrar em contato após o atendimento, a conversa poderá ser atribuída novamente a qualquer membro da equipe, conforme as regras de atribuição da plataforma. Esse processo ajuda a manter o histórico de atendimento e garante que o cliente tenha uma experiência contínua e sem erros quando precisar de suporte novamente.

5. Como posso atribuir uma conversa a outro colaborador?

Para atribuir uma conversa a outro colaborador no BotConversa, vá até a seção "Todos os Chats" e localize a conversa que você deseja transferir. Clique nela para abrir o cartão de informações do usuário. Na interface, você encontrará uma opção para atribuir a conversa a outra pessoa da equipe. Ao clicar nessa opção, será exibida uma lista de todos os membros disponíveis. Selecione o colaborador desejado e confirme a atribuição. A conversa então será movida para a seção "Todos os Chats" e não aparecerá mais em "Meus Chats" para você. Essa funcionalidade é altamente eficaz para empresas que trabalham com setores distintos, permitindo que um atendente transfira rapidamente uma interação para um colega que possa lidar melhor com a situação apresentada pelo cliente. Essa capacidade de colaboração melhora a eficiência e a resposta ao cliente, além de manter a organização na comunicação.

Conclusão

O BotConversa é uma ferramenta poderosa para empresas que desejam melhorar seu atendimento ao cliente. A funcionalidade de atribuição de conversas torna a gestão mais eficiente e organizada, permitindo que os atendentes foquem no que realmente importa: o relacionamento com o cliente. Ao adotar as dicas e sugestões apresentadas neste artigo, você poderá maximizar o uso da plataforma e proporcionar uma experiência excepcional para seus usuários. Utilize essas diretrizes e melhore ainda mais a forma como sua equipe comunica e resolve as dúvidas e problemas dos clientes.

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